Pendahuluan

Monitoring dan Evaluasi Pengabdian kepada Masyarakat (Monev PkM) merupakan bagian penting dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Institut Agama Islam Tafaqquh Fiddin (IAITF) Dumai. Kegiatan ini bertujuan memastikan bahwa setiap program PkM yang dilakukan oleh dosen dan mahasiswa berjalan sesuai standar mutu institusi, memberikan manfaat nyata bagi masyarakat, serta mendukung visi IAITF sebagai pusat pengembangan ilmu dan keislaman di kawasan Pesisir Selat Melaka.

Sebagai perguruan tinggi yang berorientasi pada penguatan ekosistem keilmuan dan sosial kemasyarakatan, IAITF memandang PkM bukan sekadar kegiatan seremonial, tetapi sebagai proses pemberdayaan berbasis ilmu pengetahuan yang memberikan solusi atas kebutuhan, tantangan, dan potensi masyarakat. Karena itu, Monev PkM dilaksanakan secara sistematis oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) bersama Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) untuk menilai efektivitas perencanaan, pelaksanaan, serta dampak kegiatan PkM.

Monev PkM menjadi bagian penting dari siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan), memastikan setiap kegiatan memenuhi standar SPMI IAITF Dumai maupun regulasi nasional. Melalui evaluasi ini, IAITF dapat memetakan capaian PkM, mengidentifikasi kelemahan, serta merumuskan langkah strategis untuk penguatan kualitas program. Hasil Monev juga digunakan sebagai dasar penyusunan roadmap PkM, peningkatan kapasitas dosen, serta pengembangan kolaborasi sosial dan kemitraan masyarakat. Monitoring dan Evaluasi PkM IAITF Dumai dalam laporan ini mencakup beberapa kegiatan pengabdian kepada masyarakat, antara lain
1. Laporan Monitoring dan Evaluasi PkM Bazar Amal (Kolaborasi Internasional)

Instrumen Monitoring dan Evaluasi PkM IAITF Dumai

Untuk menjaga integritas mutu dan objektivitas penilaian, IAITF menggunakan instrumen Monev PkM yang telah distandarkan, di antaranya:

1. Instrumen Evaluasi Proposal PkM

Digunakan untuk menilai:

Relevansi kegiatan dengan visi PkM IAITF
Analisis kebutuhan masyarakat
Kesesuaian metode PkM
Potensi keberlanjutan dan dampak kegiatan
Kelayakan anggaran dan jadwal

2. Instrumen Monitoring Pelaksanaan PkM

Berisi indikator:

Progres kegiatan
Keterlibatan masyarakat atau mitra
Ketersediaan logbook dan dokumentasi
Kesesuaian kegiatan dengan rencana awal
Pengelolaan anggaran

3. Instrumen Evaluasi Laporan Kemajuan (Mid-term Monitoring)

Menilai:

Capaian sementara terhadap target
Permasalahan yang muncul di lapangan
Efektivitas pelaksanaan metode
Perbaikan yang dibutuhkan

4. Instrumen Evaluasi Laporan Akhir PkM

Digunakan untuk menilai:

Kualitas laporan akhir
Luaran PkM (video edukasi, modul, poster, pelatihan, SOP)
Dampak sosial dan keberlanjutannya
Kesesuaian dengan standar SPMI IAITF
Rekomendasi pengembangan program

5. Instrumen Evaluasi Dampak dan Kepuasan Mitra

Mencakup:

Kepuasan masyarakat
Penilaian mitra terhadap manfaat PkM
Perubahan atau peningkatan kapasitas masyarakat

6. Instrumen Publikasi dan Diseminasi PkM

Menilai:

Artikel PkM yang diterbitkan
Publikasi media massa atau media sosial
Output tambahan seperti HKI, modul, video, dan training kit

Proses Monitoring dan Evaluasi PkM IAITF Dumai

Pelaksanaan Monev PkM IAITF dilakukan melalui serangkaian proses yang sistematis dan berbasis bukti:

1. Penetapan Jadwal dan Pedoman Monev

LPPM bersama UPM menetapkan pedoman, jadwal, instrumen, serta format pelaporan PkM setiap awal tahun akademik.

2. Pengumpulan Dokumen Perencanaan

Dosen pelaksana PkM wajib mengumpulkan:

Proposal PkM
Analisis kebutuhan masyarakat
Surat kerjasama/kemitraan
Rencana anggaran dan jadwal kegiatan

3. Monitoring Pelaksanaan Lapangan

Monitoring dilakukan melalui:

Pemeriksaan logbook dan dokumentasi kegiatan
Wawancara dengan tim pelaksana
Koordinasi dengan mitra atau masyarakat sasaran
Visitasi lapangan jika dibutuhkan

4. Evaluasi Kemajuan

UPM dan LPPM menilai:

Ketepatan pelaksanaan dengan proposal
Permasalahan yang muncul di lapangan
Efektivitas metode pemberdayaan
Tingkat partisipasi masyarakat

5. Evaluasi Laporan Akhir dan Luaran

Evaluasi mencakup:

Kualitas laporan akhir
Konsistensi capaian dengan tujuan
Output dan dampak sosial
Kelayakan keberlanjutan program

6. Penyusunan Laporan Monev PkM

Laporan berisi:

Ringkasan pelaksanaan PkM
Temuan monitoring
Analisis hasil evaluasi
Ketidaksesuaian (minor/major)
Rencana Tindak Lanjut (RTL)
Penguatan PkM untuk tahun berikutnya

7. Diseminasi Laporan dan Tindak Lanjut

Laporan disampaikan kepada:

Rektor
LPPM
Fakultas/Prodi
Dosen pelaksana
Unit terkait diwajibkan melaksanakan RTL dan melaporkan progresnya kepada UPM.

8. Perbaikan Berkelanjutan (Continuous Improvement)

Melalui:

Revisi SOP PkM
Perbaikan roadmap PkM
Peningkatan kapasitas dosen (pelatihan metode PkM)
Perluasan jejaring kemitraan PkM
Penguatan output berbasis publikasi dan HKI

Struktur Laporan Monev PkM IAITF Dumai

Laporan Monev PkM umumnya tersusun dari:

1. Halaman Sampul dan Pengesahan

Ditandatangani oleh:

Ketua LPPM
Ketua UPM
Dekan/Prodi
Rektor (untuk laporan institusi)

2. Pendahuluan

Menjelaskan:

Latar belakang PkM IAITF
Tujuan dan ruang lingkup Monev
Standar PkM SPMI

3. Metodologi Monev

Berisi:

Instrumen yang digunakan
Metode pengumpulan data
Teknik analisis

4. Hasil Monitoring