Monitoring dan Evaluasi Penunjang

 

Pendahuluan

Monitoring dan Evaluasi Penunjang (Supporting Elements) merupakan bagian strategis dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Institut Agama Islam Tafaqquh Fiddin (IAITF) Dumai. Kegiatan ini dirancang untuk memastikan seluruh elemen pendukung penyelenggaraan pendidikan tinggi—baik sumber daya manusia (SDM), sarana prasarana, tata pamong dan kepemimpinan, kerjasama, keuangan, maupun luaran institusional—berjalan sesuai standar mutu yang telah ditetapkan dan mendukung pencapaian visi IAITF menjadi pusat keilmuan Islam unggul di kawasan Pesisir Selat Melaka.

Sebagai institusi yang sedang berkembang menuju Universitas Islam Tafaqquh Fiddin (UITF), IAITF menempatkan aspek penunjang sebagai fondasi keberhasilan akademik. Monitoring dan evaluasi dilakukan untuk menilai ketersediaan, kecukupan, efektivitas, serta keberlanjutan unsur penunjang tersebut sehingga dapat memastikan seluruh pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat berjalan optimal.

Proses Monev penunjang mengikuti siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan). Melalui siklus ini, IAITF melakukan pengawasan, analisis capaian, identifikasi hambatan, dan penyusunan rekomendasi strategis bagi penguatan tata kelola kampus. Hasil Monev tidak hanya menjadi laporan, tetapi digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, penyusunan rencana pengembangan, serta peningkatan kualitas layanan kampus secara menyeluruh.

Komponen Monitoring dan Evaluasi Penunjang IAITF Dumai

1. Sumber Daya Manusia (Dosen dan Tendik)

Fokus evaluasi:

  • Kualifikasi akademik dosen

  • Beban kerja dosen (BKD)

  • Kompetensi pedagogik & profesional

  • Pelatihan dan pengembangan SDM

  • Ketersediaan tenaga kependidikan kompeten

2. Sarana dan Prasarana

Meliputi evaluasi terhadap:

  • Ketersediaan ruang kelas, perpustakaan, laboratorium

  • Fasilitas pembelajaran digital

  • Aksesibilitas dan kenyamanan

  • Pemeliharaan dan kelayakan

3. Tata Pamong dan Kepemimpinan

Evaluasi mencakup:

  • Struktur organisasi

  • Efektivitas kepemimpinan

  • Transparansi dan akuntabilitas tata kelola

  • Mekanisme pengambilan keputusan

  • Pelaksanaan good governance

4. Kerjasama

Menilai:

  • Jumlah dan kualitas MoU/MoA

  • Implementasi kerjasama (joint research, KKN, seminar, pertukaran akademik)

  • Dampak kerjasama terhadap institusi

  • Relevansi mitra dengan pengembangan keilmuan IAITF

5. Keuangan

Fokus evaluasi:

  • Ketersediaan dana operasional

  • Efisiensi penggunaan anggaran

  • Pelaporan keuangan

  • Transparansi dan akuntabilitas

  • Kesesuaian penggunaan anggaran dengan rencana strategis

6. Luaran Institusi

Termasuk evaluasi terhadap:

  • Publikasi ilmiah dosen

  • HKI

  • Lulusan yang terserap kerja

  • Kegiatan inovasi/pengabdian

  • Dampak sosial kampus

Instrumen Monev Penunjang SPMI IAITF Dumai

Untuk menjaga objektivitas, IAITF menggunakan instrumen berikut:

1. Instrumen Monev SDM

Berisi:

  • Data kualifikasi dosen

  • Riwayat pelatihan

  • BKD dan publikasi

  • Evaluasi kinerja tendik

  • Pemetaan kompetensi SDM

2. Instrumen Monev Sarana dan Prasarana

Mengukur:

  • Kondisi sarpras (layak/tidak)

  • Utilisasi ruang

  • Fasilitas pembelajaran (IT, wifi, LCD, perpustakaan digital)

  • Ketersediaan sarpras untuk disabilitas

  • Jadwal pemeliharaan

3. Instrumen Monev Tata Pamong & Kepemimpinan

Meliputi:

  • Kesesuaian struktur organisasi

  • Efektivitas SOP tata kelola

  • Pengendalian internal

  • Kepemimpinan strategis dan operasional

  • Transparansi layanan

4. Instrumen Monev Kerjasama

Menilai:

  • Daftar kerjasama aktif

  • Output nyata: seminar, riset, pertukaran dosen/mahasiswa

  • Keberlanjutan kemitraan

  • Kontribusi pada luaran institusi

5. Instrumen Monev Keuangan

Mencakup:

  • Dokumen anggaran

  • Realisasi anggaran

  • Audit internal keuangan

  • Rasionalitas alokasi dana ke prodi/layanan

6. Instrumen Monev Luaran

Berisi:

  • Rekap publikasi

  • Serapan kerja alumni

  • Prestasi dosen/mahasiswa

  • HKI dan inovasi

  • Pengaruh terhadap reputasi kampus

Proses Monitoring dan Evaluasi Penunjang IAITF Dumai

1. Penetapan Pedoman dan Jadwal

UPM dan pimpinan menetapkan:

  • Jadwal Monev tahunan

  • Instrumen Monev

  • Unit pelaksana

  • Mekanisme pelaporan

2. Pengumpulan Data

Melibatkan:

  • Unit SDM

  • LPPM

  • Layanan Sarpras

  • Biro Administrasi Akademik

  • Bagian Keuangan

  • Unit Kerjasama

3. Observasi dan Verifikasi Lapangan

UPM melakukan:

  • Observasi sarpras

  • Pemeriksaan dokumen

  • Wawancara pimpinan unit

  • Validasi implementasi kerjasama dan keuangan

4. Analisis dan Evaluasi

Tahapan evaluasi meliputi:

  • Kesesuaian standar SPMI

  • Identifikasi gap mutu

  • Penilaian efektifitas

  • Penetapan NC (Non-Conformity) minor/major

5. Penyusunan Laporan Monev

Laporan mencakup:

  • Temuan dan rekomendasi

  • Indikator capaian per unit

  • Risiko kelembagaan

  • Pemetaan prioritas perbaikan

6. Penyampaian Hasil & Diseminasi

Laporan diberikan kepada:

  • Rektor IAITF

  • Dekan/Prodi

  • Unit terkait

7. Rencana Tindak Lanjut (RTL)

Unit terkait wajib:

  • Menyusun RTL

  • Menetapkan PIC

  • Menyampaikan progres kepada UPM

8. Peningkatan Berkelanjutan

Dilakukan dalam bentuk:

  • Revisi SOP

  • Penguatan SDM

  • Penambahan sarpras

  • Diversifikasi pendanaan

  • Optimalisasi kerjasama

Struktur Laporan Monev Penunjang IAITF Dumai

1. Sampul dan Pengesahan

Ditandatangani oleh UPM dan pimpinan unit terkait.

2. Pendahuluan

Berisi latar belakang, tujuan, dan cakupan komponen penunjang.

3. Metodologi Monev

Menjelaskan instrumen, teknik, dan alur monev.

4. Hasil Monev per Komponen

  • SDM

  • Sarpras

  • Tata pamong dan kepemimpinan

  • Kerjasama

  • Keuangan

  • Luaran institusi

5. Temuan dan Ketidaksesuaian

Dikelompokkan dalam:

  • NC minor

  • NC mayor

  • Observasi

6. Rekomendasi dan RTL

Berisi tindakan perbaikan, PIC, waktu, dan indikator keberhasilan.

7. Analisis Risiko Mutu

Menilai risiko jangka pendek dan panjang terhadap institusi.

8. Penutup

Menegaskan komitmen IAITF terhadap tata kelola yang unggul.